Accueil » Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google

Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google

Už nemusíte střídavě posílat e-maily členům týmu e-mailem, abyste mohli věci dokončit a dodržet termíny. Samozřejmě můžete, ale webové aplikace pro zpracování textu, jako jsou Dokumenty Google, usnadňují a zrychlují spolupráci a komunikaci.

V rámci webové aplikace najdete různé nástroje a funkce, které vám pomohou zůstat informováni o všech změnách provedených ostatními vzdálenými účastníky. Tento článek poskytuje úplný průvodce používáním těchto nástrojů v Dokumentech Google. Podívejte se, jak vytvořit jednoduchý, ale výkonný kalendář obsahu v Tabulkách Google.

Označte účastníky a použijte komentáře v Dokumentech Google

Členové týmu mohou upravovat společně v reálném čase se snadným sdílením, používat komentáře, návrhy a úkoly k provádění věcí nebo označovat relevantní lidi a připojovat soubory a události v online Dokumentech pro lepší spolupráci.

Chcete-li svému týmu zjednodušit zpětnou vazbu a spolupráci, zde je návod, jak označit každého člena týmu a efektivně využít zpětnou vazbu v Dokumentech Google.

Označte ostatní v Dokumentech Google

Chcete-li označit kontakt kdekoli v dokumentu Google, zadejte @ a pokračujte v zadávání e-mailové adresy. Pokud jste je již uložili jako kontakt ve svém účtu Google, jejich jméno se zobrazí ve výchozím seznamu. Zde můžete kliknutím na její jméno dokončit její přidávání.

Když někoho zmíníte v dokumentu, neodešle se upozornění, ale vytvoří se příznak, na který můžete umístit ukazatel myši a zobrazit tak kartu kontaktu se zástupci pro odeslání e-mailu, vytvoření nebo naplánování schůzky nebo zobrazení vašich nedávných interakcí s nimi ve službách Google.

Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy

PoznámkaPokud jste svému kolegovi ještě neudělili přístup, existuje několik způsobů, jak sdílet Dokumenty Google. Nejrychlejší je tlačítko Sdílet v horním rohu. Jakmile na něj kliknete, budete vyzváni k zadání jejich e-mailové adresy a volitelné zprávy. Poté stiskněte řídit. Podívejte se na nejlepší rozšíření pro Chrome, která zlepšují sdílení Dokumentů Google.

Přidejte komentáře v Dokumentech Google

Komentáře pomáhají spojit se s vašimi kolegy a obracejí jejich pozornost ke sdílenému dokumentu. Použití komentářů:

  1. Vyberte text nebo médium, které chcete okomentovat.
  2. Na pravé straně dokumentu se zobrazí panel nástrojů. Tam vyberte symbol Přidat komentář Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy . Tuto ikonu můžete také najít na horním panelu nástrojů nebo kliknutím pravým tlačítkem myši zobrazit nabídku dalších možností.
  3. Zobrazí se panel s komentáři. Do pole napište svůj názor, někam do komentáře zadejte „@“ a jméno nebo e-mailovou adresu. Když je navržen správný uživatel, klepněte na jeho jméno.
  4. Až budete připraveni sdílet, klepněte na Komentář a vaše poznámka se zobrazí v dokumentu. Každý označený bude upozorněn. Každý, kdo má přístup k dokumentu, může prohlížet a přidávat své nápady.

Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy

Chcete-li zabránit hromadění komentářů v dokumentu, odstraňte je, jakmile je přečtete nebo dokončíte související úkoly. Chcete-li to provést, klepněte na zaškrtnutí v záhlaví tématu. Tato akce skryje poznámku, ale můžete získat přístup k vyřešeným komentářům a obnovit je v Dokumentech Google tak, že přejdete do historie komentářů Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy v horním rohu obrazovky.

Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy

Použijte návrhy úprav v Dokumentech Google

Někdy je při spolupráci užitečné spíše navrhovat než přidávat změny. Namísto komunikace s kolegou prostřednictvím funkce „hrát hru“ nebo kontroly historie verzí dokumentu můžete navrhnout změny pomocí režimu „Navrhnout“ v Dokumentech Google. Můžete navrhnout změny dokumentu, aniž byste změnili původní text. A pokud vlastník vaše návrhy přijme, nahraďte původní text. Udělat toto:

  1. Vyberte text nebo médium, na které odkazujete.
  2. Na pravé straně dokumentu se zobrazí panel nástrojů. Klikněte na Navrhnout změny Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy . Mezi režimy můžete také přepínat kliknutím na ikonu úprav Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy na panelu nástrojů nebo kliknutím pravým tlačítkem zobrazíte seznam dalších možností.
  3. Jakmile budete v režimu návrhů, všechny provedené úpravy se zobrazí jako návrh a text, který nahrazujete, se bude stále zobrazovat se zeleným přeškrtnutím. Vpravo se zobrazí pole pro komentáře s navrhovanými změnami.
  4. Až budete hotovi, označte v jednom nebo více vláknech komentářů spolupracovníka, kterému chcete navrhnout změny, a klepněte na Požádejte o povolení upravovat obsah odeslat upozornění.
  5. Vlastník souboru obdrží e-mail o vašich návrzích a může se rozhodnout, zda si je ponechá.

Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy

Až budete připraveni vrátit se do režimu úprav, klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost z nabídky nebo klikněte na ikonu návrhu Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy na straně panelu nástrojů.

Pokud hodnotíte návrhy někoho jiného, ​​můžete je ohodnotit kliknutím na pole komentářů. Přitom klikněte na ikonu přijmout Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy nebo kód odmítnutí Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy . Pokud změny přijmete, budou do dokumentu umístěny úpravy vašeho spolupracovníka. Můžete také zanechat komentáře k tématu a střídat se v komunikaci o konkrétních položkách.

Nastavení oznámení v Dokumentech Google

Rychlý způsob, jak najít nastavení upozornění na dokument, je použít ikonu historie komentářů Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy v horním rohu obrazovky. Jakmile je panel otevřený, klepnutím na ikonu oznámení otevřete nabídku Nastavení. Zde si můžete přizpůsobit typy upozornění, která budete dostávat pro komentáře a úpravy.

Pokud jde o komentáře, můžete se přihlásit k odběru všech komentářů, pouze komentářů, ve kterých jste označeni, nebo žádného z komentářů. Pokud nevyberete žádné, budete stále dostávat vizuální indikátor, ale neobdržíte upozornění ani e-mail. S tím musíte být extra opatrní, abyste nezmeškali aktualizaci od kolegy.

Kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google – výukové programy

Pomocí úprav si můžete vybrat, zda chcete dostávat upozornění pokaždé, když někdo provede změny ve vašem dokumentu, nebo vůbec nic. Stále však můžete vidět, kdo co změnil v historii verzí dokumentu.

Jak používat historii verzí v Dokumentech Google – a proč je to užitečné

Vzhledem k tomu, že budete spolupracovat s dalšími lidmi, je dobré mít záložní kopii dokumentu pro případ, že by někdo smazal nebo omylem přepsal důležité informace. V horní části obrazovky je odkaz, který ukazuje, kdy byla provedena poslední změna. Klikněte na něj a uvidíte zálohy vašich předchozích relací a změny, ke kterým došlo.

Použití historie verzí je užitečné, protože vám umožňuje vidět, jaké změny provedl někdo jiný, pokud něco není jasné. Kromě toho se můžete vrátit k předchozí verzi, pokud nejste spokojeni s aktuálním dokumentem nebo pokud se něco pokazí. Podívejte se na Používání Dokumentů Google: Úplná příručka pro začátečníky.

Zkontrolujte, zda na dokumentu Google nepracuje někdo jiný

Naštěstí Google poskytl všechny podrobnosti, abyste věděli, zda váš kolega právě upravuje dokument. Když je ve vašem pracovním prostoru, jeho profilový obrázek se zobrazí v horní části obrazovky s barevným okrajem. Pokud tam je, ale není aktivní, obrázek se zobrazí šedě.

Můžete také vidět, kde přesně je změna, když se podíváte na odpovídající barevný indikátor. Tímto způsobem se vyhnete překrývání nebo se vrátíte později, pokud dáváte přednost práci sami. Podívejte se na nejlepší doplňky Dokumentů Google, abyste z nich vytěžili maximum.

Spolupracujte efektivně s Dokumenty Google

Dokumenty Google usnadňují spolupráci s kolegy. Můžete přispívat do dokumentů nebo navrhovat úpravy. Navíc existuje spousta funkcí, jako je vlastní nastavení oznámení, historie verzí a aktualizace v reálném čase, aby byl váš pracovní postup hladký a stabilní. Nyní se podívejte na Jak používat Dokumenty Google offline: Kompletní průvodce.