in

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft

Při řízení projektu je důležité zajistit, aby váš tým pracoval efektivně a dodržoval termíny pro každý úkol. To se však snadněji řekne, než udělá. Zvyšování produktivity v týmu může být trochu skličující. Naštěstí aplikace jako Microsoft Lists mohou tento proces lépe spravovat.

Microsoft Lists je součástí ekosystému Microsoft 365. Když se na ni podíváte, může se zdát, že jde o jednoduchou aplikaci se seznamem úkolů, ale díky flexibilním a mnoha šablonám s ní můžete dělat mnohem víc. Podíváme se na to, co je s touto aplikací možné a jak ji můžete použít ke zvýšení produktivity. Podívejte se, jak založit vlastní podnikání a zároveň pracovat na plný úvazek.

1. Plánování obsahu

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Microsoft Lists umožňuje rychlou a snadnou správu, když publikujete obsah na více platformách. Plánování obsahu je jednou z mnoha šablon dostupných v aplikaci. Můžete plánovat příspěvky na sociálních sítích, blozích nebo webech a dokonce sledovat výkon těchto příspěvků.

Je to podobné jako vytváření rozvrhu obsahu v Kalendáři Google, ale získáte zde šablonu, kterou lze snadno upravovat. Tato šablona vám umožní zaměřit se na tvorbu vysoce kvalitního obsahu a zefektivnit proces tvorby/distribuce sdílením kalendáře se svým týmem. Seznam také umožňuje přiřadit projekty různým členům týmu a usnadňuje sledování termínů.

2. Sledujte postup práce

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Šablona Work Progress Tracker vám pomůže organizovat a spravovat vaši práci a projekty. Umožňuje vám vidět všechny své úkoly a projekty na jednom místě, takže si můžete stanovit priority a mít přehled o tom, co je třeba udělat.

Členům týmu můžete přidělovat úkoly a sledovat jejich pokrok v reálném čase. To je také užitečné pro posouzení, jak dlouho určitý úkol obvykle trvá, abyste jej mohli vzít v úvahu při budoucím plánování. Aplikace také usnadňuje kategorizaci úkolů, jejich prioritu a nastavení data zahájení/splnění.

Některé z těchto funkcí jsou na stejné úrovni s nejlepšími aplikacemi pro správu úkolů, což je velká chvála za to, co je v podstatě jednoduchá aplikace na rozhraní podobná tabulce.

3. Ladění

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Ať už pracujete sami nebo s týmem, problémy a chyby se objeví na projektech všech velikostí. Mohou to být softwarové chyby, technické problémy, revize designu atd. Naštěstí můžete použít šablonu „sledování chyb“ v seznamech Microsoft pro správu jakýchkoli problémů, které se během projektu vyskytnou.

Formulář obsahuje podrobnosti o každém problému, jako je jeho priorita, stav a kdo je odpovědný za jeho vyřešení. Tyto informace můžete použít k zajištění rychlého vyřešení důležitých problémů, aby členové týmu měli pořádek a dobře dělali svou práci. Dokonce vám řekne, když je nahlášen problém, takže se k němu můžete v budoucnu vrátit.

4. Sledujte nové zaměstnance a pohovory s kandidáty

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Pokud velká část vaší práce zahrnuje nábor, pohovory a přijímání nových zaměstnanců, moc dobře víte, jak stresující může být celá tato profese. Šablona pro sledování náboru v seznamech Microsoft usnadňuje správu procesu najímání nových zaměstnanců.

Můžete sledovat podrobnosti o každém kandidátovi, jako je pracovní pozice, doba pohovoru, náborář a další. Tento formulář také umožňuje zobrazit profil každého kandidáta na LinkedIn a zobrazit jeho životopis přímo z aplikace. Usnadňuje také sledování pokroku každého uchazeče v průběhu náborového procesu. Podívejte se na nejlepší nástroje pro docházku zaměstnanců pro vaše pracoviště.

5. Zlepšení pracovních postupů

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Microsoft Lists vám také pomáhá budovat efektivní obchodní procesy pro produktivní pracovní postupy. Díky tomu je řízení vašeho podnikání jednodušší. Tento model vám pomůže identifikovat úzká místa a nedostatky ve vašem současném procesu a najít způsoby, jak je vyřešit.

I když pro to neexistuje žádná konkrétní šablona, ​​hodí se kombinace šablon postupu práce, plánování obsahu a itineráře. Můžete snadno zjistit, které úkoly trvají nejdéle, takže můžete vymyslet způsoby, jak proces zefektivnit během fáze plánování.

Každý seznam také ukazuje, kterým členům týmu trvá dokončení konkrétního úkolu nejdéle, což vám pomůže rychle vyřešit problémy s produktivitou/efektivitou v týmu. Podívejte se na základní tipy ke zlepšení výkonu vašeho vzdáleného týmu.

6. Sledujte náklady

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Řízení peněžních toků je zásadní pro dosažení finančního úspěchu a sledování vašich výdajů je zásadní pro každé podnikání. Naštěstí existuje speciální šablona s názvem Expense Tracking with Microsoft Lists. Umožňuje vám sledovat a kontrolovat jakýkoli příjem nebo výdaje, které vaše podnikání generuje.

Můžete zadat jednotlivé výdaje zadáním částky, data a kategorie nákupu nebo výdajů. Klasifikace tento model poněkud zjednodušuje a umožňuje vám rychle vyhledávat a spravovat různé kategorie.

Můžete dokonce přidat účtenky a vypočítat peněžní tok na měsíční nebo roční bázi. Funguje to podobně jako nástroj pro sledování rozpočtu Notion a pomáhá spravovat rozpočty projektů.

7. Správa majetku

Způsoby, jak uspořádat pracovní postup pomocí seznamů Microsoft – vysvětleno

Modul správy aktiv v aplikaci sleduje všechna zařízení ve vaší organizaci. Tato šablona umožňuje snadno zjistit, kdy byla zařízení zkontrolována a vrácena. Každému produktu můžete přiřadit majetkovou značku a snadno zobrazit stav, model, sériové číslo a aktuálního vlastníka každého zařízení.

Ke každému zařízení, které je naskenováno nebo přihlášeno do systému, můžete navíc rychle přidat fotografii, datum nákupu, cenu nákupu a číslo objednávky. Můžete také přidat poznámky, které vám sdělí stav zařízení každé položky.

Microsoft Lists: Podceňovaná aplikace pro správu vašeho podnikání

Možná vás překvapí, co všechno nabízí Microsoft Lists. Pokud již jste předplatitelem Microsoft 365, používání seznamů by vám mělo dávat smysl. Je také dobře srovnatelný s jinými aplikacemi pro produktivitu, protože jeho šablony jsou podobné některým z nejlepších Notion.

Jediné, co Microsoft Lists postrádá, je psaní poznámek. I když si v aplikaci můžete dělat poznámky, šikovná šablona se promění v jednu z nejlepších aplikací pro produktivitu. I potom je množství věcí, které s tím můžete dělat, neuvěřitelné. Nyní se můžete podívat na nejlepší aplikace bullet journal pro snadné vytváření denních bullet journalů.

Petr

Written by Petr

Napsat komentář

Avatar

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Funkce Androidu, které chceme letos

Vyhněte se kultuře toxické stravy pomocí aplikací pro sebezdokonalování a neutralitu těla