Microsoft Forms má elegantní uživatelské rozhraní a elegantní prostředí. Je malá šance, že ji po prvním vyzkoušení nepoužijete. I když je rozhraní komplexní a snadno ovladatelné, stále potřebujete několik profesionálních tipů, jak používat Microsoft Forms produktivněji a zlepšit svůj pracovní postup.
Zde jsou skvělé způsoby, jak využít Microsoft Forms pro průzkumy a další obchodní potřeby. Podívejte se na nejlepší alternativy sady Microsoft Office pro produktivitu: Definitive Edition.
1. Sdílejte svou šablonu
Konečným cílem vašeho průzkumu je sdílet šablonu, kterou jste vytvořili. Je to snadné, postupujte takto:
- Klikněte Sbírejte odpovědi v levém horním rohu formuláře.
- Vyberte si předvolby skupiny příjemců výběrem Kdokoli může odpovědět nebo Odpovědět mohou pouze lidé v mé organizaci nebo Konkrétní lidé v mé organizaci mohou komentovat.
- Zaškrtněte políčko vedle Zkracovač odkazů Pro kratší URL náhledu (volitelné). Pak klikněte kopie Chcete-li začít sdílet svůj průzkum s cílovými respondenty.
Sdílejte s konkrétními lidmi pomocí vlastních pozvánek
Když budete svou šablonu sdílet, můžete ji vylepšit vlastní pozvánkou, aby byla profesionálnější:
- Klepněte na kartu Sbírejte odpovědi v levém horním rohu formuláře.
- Vyberte preferovaného příjemce.
- Do pole Kontakt zadejte e-mailovou adresu, jméno nebo skupinu příjemce. Můžete zadat více příjemců.
- Vyplňte textové pole vlastní zprávou.
- Nakonec klikněte poslat. Každá pozvaná osoba nyní obdrží osobní zprávu, která ji nasměruje na stránku formuláře.
2. Zobrazte odpovědi v reálném čase v Excelu
Shromažďování odpovědí Microsoft Forms obvykle vyžaduje, abyste si stáhli excelovou kopii vašich dat. Stažená data se novými přenosy neaktualizují. Možná tedy budete muset stahování v určitých intervalech opakovat, abyste obnovili data na místním disku.
Chcete-li se vyhnout těmto přerušovaným stahováním, můžete před exportem svých odpovědí do Excelu počkat, až lidé dokončí váš průzkum.
Někdy ale chcete vědět, jak lidé reagují v reálném čase, zvláště pokud jde o rozsáhlý průzkum. Je to snadné; S účtem Microsoft 365 Business můžete prohlížet své odpovědi Microsoft Forms v Excelu v reálném čase. Můžete toho dosáhnout přímo pomocí integrovaných formulářů aplikace Excel nebo prostřednictvím Power Automate. Podívejte se na nejlepší způsoby, jak organizovat tabulky v aplikaci Microsoft Excel.
3. Vyhněte se duplicitním odpovědím na formulář
Microsoft Forms ve výchozím nastavení umožňuje osobě odpovědět vícekrát. Svůj formulář můžete nastavit tak, aby umožňoval pouze jednu odpověď na osobu.
Pokud lidem neumožníte odeslat vícekrát, budou se muset přihlásit k účtu Microsoft, aby mohli odpovědět na váš průzkum. Formulář tak zabrání tomu, aby se stejný účet dostal do průzkumu dvakrát.
4. Vložte na web rámec Microsoft Forms
Pokud chcete, aby se lidé přihlásili na váš web a zúčastnili se průzkumu, můžete místo toho umístit formulář jako rámeček na web. Vše, co musíte udělat, je zkopírovat rámcovou kopii připravené šablony a vložit ji do HTML stránky vašeho webu. Pojďme to udělat:
- Přejděte do formuláře a klikněte Sbírejte odpovědi vlevo nahoře.
- Klikněte na ikonu šipky v pravém dolním rohu otevřeného postranního panelu.
- Zkopírujte kód pro vložení kliknutím na něj kopie.
- Vložte zkopírovaný kód do HTML stránky svého webu.
5. Ke sdílení formulářů použijte QR kód
Můžete si také stáhnout formulář s QR kódem a poslat jej účastníkům. Toto je alternativní způsob sdílení adresy URL průzkumu s cílovou skupinou. Chcete-li stáhnout kód Microsoft Form QR:
- Přejděte na kartu Sbírejte odpovědi vlevo nahoře.
- Klikněte QR kód se nachází ve spodní části postranního panelu.
- Kliknutím na Stáhnout uložíte obrázek QR kódu na místní disk.
- Nyní můžete stažený QR obrázek sdílet se svou cílovou skupinou.
Podívejte se na úžasné důvody, proč byste měli používat Formuláře Google.
6. Nastavte dobu vyplňování formuláře
Možná neděláte test, ale přesto chcete, aby respondenti vyplnili formulář v určitém čase. Například chcete, aby žadatelé odpověděli na formulář žádosti do určitého data. Jejich odpověď můžete propojit s termínem.
Můžete to udělat změnou nastavení formuláře:
- Vpravo nahoře klikněte na tlačítko Více (vodorovné tečky).
- Jdi do nastavení.
- Klikněte počáteční datum. Pak klikněte ukončení dat ukončit období průzkumu.
- Můžete také určit čas formuláře kliknutím na Nastavit trvání; Tento časovač se spustí, jakmile někdo začne vyplňovat formulář.
Pokud jste průzkum načasovali, vaši respondenti před zahájením obdrží výzvu, aby jim řekli, že jde o průzkum načasovaný.
7. Vytvářejte a přizpůsobujte kvízy v Microsoft Forms
Stejně jako Google Forms můžete také vytvářet kvízy v Microsoft Forms. Naštěstí jsou kvízy stejně snadné jako běžné formuláře. Chcete-li vytvořit test v Microsoft Forms:
- Klikněte Nový soud z řídicího panelu Microsoft Forms.
- Vyplňte pole názvu požadovaným názvem testu. Pak zadejte volitelný popis pod toto pole, pokud jej máte.
- Klikněte přidat nový.
- Na zobrazené liště uvidíte dostupné možnosti testu. Můžete například vybrat možnost pro otázky s více možnostmi.
- Klikněte přidat nový Chcete-li přidat novou otázku.
Nastavte, abyste viděli výsledek testu
Můžete také účastníkům zabránit v zobrazení výsledků kvízu poté, co je odešlou:
- Klikněte na tlačítko Více vpravo nahoře.
- Jdi do nastavení.
- Vypnout Zobrazit výsledky automaticky.
8. Nahrajte motiv formuláře a přizpůsobte jej
Kromě uživatelského rozhraní vám Microsoft Forms umožňuje definovat uživatelské rozhraní, které respondenti uvidí, když otevřou váš průzkum. Je to skvělý způsob, jak ukázat svou profesionalitu. Zatímco Microsoft Forms nabízí vestavěné motivy, můžete také navrhnout a nahrát vlastní motiv.
- Klikněte na svůj formulář Charakteristický rys vlevo nahoře.
- Vyberte si z uvedených funkcí.
- Chcete-li místo toho načíst vlastní motiv, klikněte na tlačítko plus (+) v levé dolní části lišty motivů.
- V další nabídce klikněte na ikonu obrázku.
- Poté nahrajte motiv z Bingu nebo OneDrive. Nebo můžete kliknout načítání Chcete-li vybrat atribut z místního disku.
9. Nechte ostatní používat vaše rozvržení formuláře
Pokud vytvoříte krásné téma s rozsáhlými a relevantními otázkami v průzkumu, můžete nechat ostatní, aby jej používali. Když ostatním umožníte používat vaši šablonu, bude místo toho sdílen duplikát. Respondenti jej tedy mohou použít jako šablonu pro svůj průzkum. Podívejte se na nejlepší a nejúžasnější doplňky dostupné pro Formuláře Google, abyste zvýšili produktivitu.
Přejděte do formuláře a postupujte takto:
- Klikněte na tlačítko Více vpravo nahoře.
- Klikněte Spolupráce nebo opakování.
- v rámci sekce Sdílejte jako model pro opakování klikněte na Získat odkaz.
- Zkopírujte vygenerovaný odkaz a sdílejte jej s účastníky. I když mohou formulář vyplnit a odeslat, mohou jej také duplikovat a použít jako formulář pro své průzkumy, pokud mají účet Microsoft 365.
10. Upravte si zprávu na rozloučenou
Můžete také ocenit účastníky za to, že si našli čas a odpověděli na váš průzkum. Tato zpráva se zobrazí po odeslání formuláře.
Poselství, jako je toto, může výrazně přispět k budování vztahu s účastníky. Tuto možnost můžete použít například k tomu, abyste lidem připomněli, že budete reagovat na jejich vstup v určitou dobu. Přizpůsobení zprávy na rozloučenou:
- Klikněte na tlačítko Více v pravé horní části formuláře.
- Jdi do nastavení.
- Klikněte na zaškrtávací políčko Přizpůsobte si zprávu s poděkováním.
- Poté vyplňte pole se svou zprávou.
Lidé vaši zprávu obdrží nyní, když odeslali formulář.
11. Získejte e-mailové upozornění na každou odpověď
Můžete obdržet e-mailové upozornění pokaždé, když někdo odpoví na váš průzkum. I když to u hustě zaplněných průzkumů nemusí být žádoucí, pomůže vám to sledovat odpovědi, zvláště pokud máte méně respondentů. Udělat toto:
- Klikněte na tlačítko Více v horní části. Pak přejděte na Instituce.
- Klepněte na zaškrtávací políčko vedle Dostávat upozornění e-mailem na každý komentář.
Podívejte se na nejlepší nástroje pro hodnocení týmů na webu.
12. Vytvořte kopii předchozích formulářů
Zatímco úprava předchozího formuláře a jeho použití pro další průzkum vám urychlí práci, nakonec přepíšete jeho obsah. Můžete duplikovat model, na kterém chcete stavět, a změnit duplikát:
- Přejděte na řídicí panel Microsoft Forms.
- Jakmile vyberete předchozí šablonu, na které chcete stavět, klikněte na tlačítko Více v pravé dolní části banneru.
- Lokalizovat kopie abych to zopakoval. Nyní můžete provádět další operace.
Sdílejte průzkumy profesionálně
Online nástroje pro průzkumy, jako jsou Microsoft Forms a Google Forms, usnadňují život. I když můžete využít jejich jednoduchosti k provádění místních i rozšířených průzkumů, znalost jejich profesionálních případů použití je ještě usnadňuje.
I když jste se v tomto článku naučili tipy a triky pro používání Microsoft Forms, možná budete chtít vyzkoušet i některá profesionální použití Formulářů Google. Nyní můžete vidět srovnání mezi Google Workspace a Microsoft 365: co je lepší pro produktivitu?
