Nic nebrání pracovnímu postupu více než zadávání nových dat a poté zjistí, že váš plán Excelu není dostatečně velký. Neustále jsem tyto hrany neustále zařadil, abych rozšířil stůl ručně – dokud jsem se nenaučil tento jednoduchý trik, který umožňuje můj čas automaticky rozšířit, ušetřit čas a úsilí a zajistit, aby byly tabulky neustále aktualizovány.
Dynamické matice v Excelu: Nejlepší způsob automatického rozšíření tabulek
Místo návratu pouze jedné hodnoty dynamické matice v Excelu automaticky vytvářejí výsledky prostřednictvím řady sousedních buněk, aniž by musely určit přesný dosah předem. Díky této funkci je ideální pro vytváření samo -expanze a aktualizace plánů.
Běžné příklady jsou funkce, jako je jedinečné, třídění a filtr. Tyto funkce vrací dynamické recepty, které automaticky rozšiřují nebo zmenšují na základě zdrojových dat. Při přidávání nových položek do sběru dat jsou výsledky okamžitě aktualizovány bez jakéhokoli manuálního zásahu. To šetří čas a snižuje potenciální chyby.
Při zadávání formátu dynamické matice v jedné buňce Excel automaticky vyplní sousední buňky, které jsou potřebné k zobrazení všech výsledků. Víte, že funkce funguje dobře, když vidíte modrý limit kolem tohoto rozsahu. Pokus o psaní v této oblasti „rozlití“ povede ke vzestupu chyby #spill !, Je to užitečný ochranný mechanismus, který zabraňuje psaní nad dynamickými daty.
Použití dynamických receptů není jen pohodlná funkce, ale také velmi spolehlivá, protože manuální správa může vést k chybám, ztrátě dat a frustrace. S pomocí dynamických matic můžete zjednodušit proces správy dat v Excelu a zvýšit vaši účinnost.
Jak vytvořím samo -expansion -Menu pomocí jedinečné funkce v Excelu?
Unikátní funkce Excelu je jednou z funkcí, které vám ušetří hodně úsilí. Namísto manuálního prozkoumání nabídek používám tuto funkci k automatickému extrakci výrazných hodnot dat, které urychlují proces analýzy dat a snižují chyby.
Zde je základní vzorec funkce:
Laboratoř soubor (Domain) obsahuje zdrojová data, jako je sloupec pro zaměstnance nebo jména zákazníků. Pokud jde o laboratoř by_col (Prostřednictvím sloupce) (kde nebo není pravda) Určete, zda chcete porovnat se sloupci nebo řádky, zatímco je založena laboratoř Just_once (Jednou za jeden rok) likvidací hodnot, které se objevují pouze jednou, což je užitečné pro identifikaci vzácných nebo výjimečných situací v datech.
Předpokládejme, že pracujete na tabulce zaměstnanců a že ve všech oddílech potřebujete čisté menu, můžete snadno zadat následující vzorec:
Zde sloupec obsahuje R Ve jménech sekcí Rijen 2 až 3004, Excel okamžitě vytvoří dynamické menu v jedinečných sekcích, které jsou automaticky aktualizovány, když se někdo stane členem nového týmu. Tato metoda vám zaručuje neustále aktualizované informace, aniž byste museli mít manuální zásah.
To také přesahuje tradiční způsob odstranění opakování v Excelu, protože dynamické matcrations zůstávají spojeny s vašimi zdrojovými daty. Naopak manuální odstranění opakování vytváří pevné seznamy, které stárnou pouze přidáním nových podání. S pomocí jedinečné funkce můžete zajistit, aby vaše analýzy závisely na nejnovějších dostupných datech.
Pro scénáře Just_once (Jakmile je na jednom _ přesně), můžete použít následující vzorec k nalezení oddílů, které mají pouze jednoho zaměstnance. Funguje dobře, aby se určilo týmy, které trpí nedostatkem zaměstnanců nebo jedinečnými rolemi ve vaší organizaci:
Mohu také automaticky třídit své dynamické seznamy
Sportovní funkce ve společnosti Excel vytváří pouze dynamické domény, takže data lze třídit automaticky. Vrácení k příkladu údajů o zaměstnancích, namísto ručního uspořádání názvů nebo platových údajů zaměstnanců, je Excel automaticky procesem screeningu, jakmile se data změní. Níže je obecný typ vzorce:
Laboratoř soubor Rozsah údajů, které jsou příliš tříděné, zatímco laboratoře specifikuje sort_index Číslo sloupce, které je odpovídajícím způsobem tříděno. Pokud jde o laboratoř Sort_order Pořadí řazení, kde číslo 1 označuje ovládací prvek vzestupné a číslo -1 k padající pořadí. Nakonec laboratoř specifikuje by_col Zda je třídění založeno na sloupcích (kde) nebo řádcích (false).
Pro lepší výsledky lze funkci sortifu kombinovat s jedinečnou funkcí. Například další vzorec zobrazuje seznam jedinečných oddělení registru zaměstnanců, uspořádaných jako abeceda. A když oddělení lidských zdrojů přidá nové sekce, automaticky se objeví na správném místě v abecedě.
Pokud chceme provést analýzu platu, můžeme použít následující formulář:
Výše uvedený vzorec řadí údaje od zaměstnanců podle platu v klesajícím pořadí. Číslo 8 označuje platy a číslo -1 označuje třídění shora po nižší.
Je třeba poznamenat, že funkce Sortifu je citlivá na stav písmen a čísla, která jsou uložena jako texty, jsou zacházena jinak než skutečná čísla. Aby se zaručila přesnost třídění, musí být zajištěno, že typy dat jsou konzistentní.
Další příklady můžete vidět našeho průvodce o druhu v Excelu. Cílem je získat automatické aktualizace, aby byly seznamy, které jsou okamžitě tříděny, aktualizovány bez jakéhokoli manuálního zásahu.
Funkce filtru: Můj oblíbený nástroj pro výrobu dynamických zpráv v Excelu
Pokud jste nikdy nepoužili funkci filtru v Excelu, bude vám chybět skvělá příležitost. Filtr je jedním z nejvýkonnějších nástrojů pro vytváření pokročilých dynamických zpráv. Můžete jej použít k zobrazení dat, která splňují specifické standardy, což vás eliminuje k vytvoření pevných kopií dat, které budou brzy staré a nepřesné.
Obecný vzorec filtru je:
Termín označuje soubor Do úplného rozsahu dat, který chcete procházet, při určování zapojit Kritéria, která musí být vyplacena údajům, které mají být předloženy. Nebo if_emptyUmožňuje vám zobrazit upravenou zprávu v nepřítomnosti výsledků, které odpovídají zadaných kritériích.
Tuto funkci neustále používám k přípravě různých zpráv. Pokud například chceme zobrazit seznam všech členů prodejního týmu z databáze zaměstnanců, můžeme použít funkci filtru následujícím způsobem:
Když zaměstnanec jde do prodejního oddělení, automaticky se objeví ve filtrovaných výsledcích. Stejně tak pro analýzu platy můžeme použít následující vzorec k nabídce zaměstnanců, kteří vydělávají více než 50 000 $:
Pokud zaměstnanec dostane upgrade a zvýšení platu, najednou se objeví v této zprávě s vysokým innincomem. Kromě toho můžeme také integrovat několik kritérií:
Výše uvedený vzorec nabízí členům obchodního týmu, kteří vydělávají více než 50 000 $. Hvězdy Markert
Podrobnosti o prodejním týmu v tabulce Excelu filtrované platy. #Calc filtr se vrací! Pokud žádné výsledky nejsou totožné s určenými kritérii. Použijte laboratoř if_empty
Pro zobrazení zprávy nebyly výsledky nalezeny “.
Dynamické matcrations prokazují svou účinnost, protože eliminují potřebu aktualizací řemesel a eliminují možnost ztráty některých podání. Excel se stává snazší a intuitivní, jakmile začnete používat jedinečné, třídění a filtrovou funkci dohromady.
