Většina podniků, včetně vládních a neziskových organizací, používá k přípravě svých rozpočtů aplikaci Microsoft Excel. Excel jim poskytuje flexibilitu, znalost a pohodlí při shromažďování, třídění, správě a analýze dat pro účely sestavování rozpočtu a prognóz.
Je ale Excel tou správnou aplikací pro podnikové rozpočtování? Pojďme se podívat na klady a zápory používání Excelu jako rozpočtové aplikace, abychom na tuto důležitou otázku odpověděli. Podívejte se, jak opravit chyby aplikace Microsoft Excel při kopírování a vkládání: účinné metody.
Výhody přípravy obchodního rozpočtu v Excelu
Microsoft spustil Excel v roce 1985 jako možnost pro správu tabulek. Podle průzkumu společnosti Centage Corporation většina finančních ředitelů (téměř 88 %) stále používá tabulkové procesory k přípravě svých podnikových rozpočtů. To hodně vypovídá o užitečnosti aplikace. Proč je ale Excel tak oblíbený jako možnost rozpočtování obchodních výdajů? Pojďme to zjistit.
1. Excel už zná každý
Tak či onak většina absolventů během studia používala Excel. Díky tomu je jasné, jak všestranná aplikace je a že téměř každý zná základy jejího používání. Vzhledem k tomu, že většina vašich zaměstnanců je obeznámena se základy práce s rozhraním Excelu, stačí jim pošťouchnout správným směrem a budou hladce spravovat finance vaší společnosti.
Rozpočtování v Excelu vám šetří čas a zdroje, které by jinak mohly být vynaloženy na školení, což je zvláště užitečné, pokud máte malou firmu nebo začínající firmu s omezenými zdroji.
2. Excel je levný a dostupný
Téměř každý má kopii Microsoft Excel. Pokud vaše společnost potřebuje více lidí, aby se podíleli na procesu sestavování rozpočtu, můžete sdílet přístup s kýmkoli, kdo má kopii Excelu, aniž byste museli kupovat další licence. Kdykoli je to možné, malé podniky by se měly vyhnout průvodci podnikovým rozpočtem, protože to může vést k velkým výdajům. Podívejte se, jak vytvořit rozvahu v aplikaci Microsoft Excel.
3. Excelové tabulky si můžete přizpůsobit
Ve společnostech, zejména začínajících, je schopnost přizpůsobit se velmi užitečnou a nezbytnou funkcí, protože různé fáze vývoje společnosti vyžadují různé přístupy. Jednou z největších výhod excelových tabulek oproti jiným rozpočtovým aplikacím je, že moc je v rukou uživatelů.
Excel je poměrně složitá aplikace, která však svým uživatelům nabízí flexibilitu v podobě mnoha vlastností a funkcí. Jakmile pochopíte funkce Excelu, můžete v podstatě dělat vše od přípravy obchodního rozpočtu po finanční analýzu a zobrazování grafů. V aplikaci Excel můžete také vytvářet vlastní funkce, makra a rozpočtové modely, které splňují jedinečné požadavky vaší firmy.
Nevýhody přípravy obchodního rozpočtu v Excelu
Stejně jako cokoli jiného má Excel svůj spravedlivý podíl na omezení, pokud jde o složení obchodního rozpočtu.
1. Je to časově náročné a náchylné k chybám
Příprava rozpočtu obchodních výdajů v Excelu vyžaduje ruční zadávání dat. Protože se tak silně spoléhá na lidské úsilí, chybám se prakticky nelze vyhnout. Pravděpodobnost takových chyb se zvyšuje s objemem a složitostí zadávaných dat, což vede k nepřesným prognózám rozpočtu a nestálým prognózám příjmů.
V mnoha milionových podnicích může jednoduchý překlep nebo špatný výpočet stát miliony dolarů. Vezměte si příklad společnosti TransAlta: jednoduchá chyba kopírování a vkládání stála společnost 24 milionů dolarů. Firmy často kontrolují a opravují problémy ve svých excelových tabulkách, aby se vyhnuly takovým rizikům, která je stojí drahocenný čas, úsilí a náklady.
2. Problémy se škálovatelností pro větší datové sady
Excel, který je levný a dostupný každému uživateli, nabízí malým podnikům dokonalou použitelnost a funkčnost s nízkou překážkou vstupu. Jak však firma roste, data potřebná pro rozpočtování a prognózování exponenciálně rostou. Excel často není schopen zpracovat velké množství dat s mnoha funkcemi a makry a pravděpodobně se zpomalí nebo dokonce spadne. Podívejte se, jak se stát specialistou na zadávání dat.
3. Nedostatek přístupu na základě rolí a bezpečnostních problémů
Soubory aplikace Excel lze snadno sdílet s kýmkoli, kdo má kopii aplikace, což ohrožuje důvěrné obchodní informace. Excelové soubory můžete chránit heslem, ale heslo je nutné sdělit příslušným lidem při přípravě rozpočtu.
Excel neposkytuje přístup na základě rolí, takže kdokoli s heslem má přístup k celé tabulce. To může být hlavním zaměřením většiny podniků.
Je Excel tou správnou aplikací pro potřeby vašeho podnikání?
Excel má své výhody jako specializovaná aplikace pro rozpočtování podnikových výdajů, ale pokud máte potíže, je dobré do aplikace pro rozpočtování podniku investovat. Pro větší společnosti může být obtížné používat Excel jako jediné řešení pro rozpočtování.
Problémy s konsolidací dat, formátováním, zabezpečením a spoluprací jsou jen některé z problémů, se kterými se mohou velké organizace setkat při sestavování rozpočtu v Excelu. Pokud jste však stále v malé firmě nebo začínajícím podniku s omezeným počtem pohyblivých částí, může být Excel všestrannou, levnou a efektivní možností rozpočtování.
Pokud používáte Excel k sestavení svého obchodního rozpočtu, ale stále jste uvízli v základech, zvažte absolvování některých kurzů pro pokročilé, abyste zlepšili proces sestavování obchodního rozpočtu. Nyní si můžete prohlédnout Jak se rychle naučit Microsoft Excel: Nejlepší tipy.
